En nuestro día a día nos movemos en espacios donde se generan o manejan todo tipo de informaciones. El caudal de datos, cifras, ideas, etc que inciden en nuestras decisiones son cada vez mayores. El desafío es discriminar cuándo es necesario callar o compartir una información.
Las organizaciones – por lo general – cuentan con manuales de ética, contratos, acuerdos y/o pautas para definir qué información es confidencial y bajo ningún concepto debería hacerse público.
La información que maneja una empresa tiende a clasificarse en:
• Legal: por regla general este contenido está amparado por normativas legales de protección de datos.
• Estratégica: la empresa comparte este tipo de información con un reducido grupo de personas que forman parte del equipo, con el objetivo de resguardar las estrategias comerciales y los recursos de la organización.
• Personal: es toda aquella información no vinculada a contratos o estrategias empresariales.
Es bueno gestionarla de forma asertiva con el fin de salvaguardar la convivencia, privacidad y clima de trabajo en la organización. El prestigio de una organización está ligado a la capacidad que esta tiene para abordar la confidencialidad.
A continuación, compartimos algunos tips que podrían ayudar al objetivo de fomentar e impulsar la confidencialidad en la empresa:
1. Tecnología como aliada: toda aquella información electrónica que maneje la organización debe estar protegida con firewalls (bloquea el acceso a una red privada enlazada a Internet, a usuarios no autorizados) y contraseñas.
2. Espacios de trabajo organizados: es sumamente importante que el talento humano de la organización mantenga su espacio de trabajo organizado (escritorio, oficina, cubículo, etc) de manera que ninguna información sensible quede expuesta a terceros.
3. Identificar correctamente la información: a veces el sentido común es el menos común de los sentidos. Aunque parezca una obviedad,
la información sensible que maneja la organización debe clasificarse o identificarse como confidencial, ¿de qué manera? incluyendo rótulos o similares en carpetas físicas, electrónicas.
4. Cuidar las conversaciones: no es lo mismo conversar sobre un tema confidencial de un cliente en los perímetros de la oficina que hacerlo en espacios públicos donde la interacción social incluye a terceros.
5. Confianza y confidencialidad: la premisa no es confianza vs confidencialidad, sino confianza y confidencialidad. Un colaborador o un cliente cuando comparte “su dolor” (aquello de le preocupa, inquieta o paraliza) es porque confía en la forma que es gestionada la confidencialidad de la información que llega a un representante de la organización.
Alguna vez Thomas Hobbes, filósofo inglés, en una de sus obras mencionó que “el conocimiento es poder”, ¿y qué agregar a esto? Que el poder bien empleado…transforma.